Offboarding: klein proces, groot verschil

Afscheid nemen is nooit leuk en er moet veel geregeld worden. Juist dan is het offboardingproces cruciaal voor de veiligheid, continuïteit en kostenbeheersing binnen je organisatie.

Offboarding is het gestructureerde proces rondom de uitdiensttreding van een medewerker. Op ICT‑gebied gaat het bijvoorbeeld om:

• Toegang intrekken tot systemen, mappen, bestanden en accounts met bedrijfsinformatie
• Alle (IT)‑apparatuur terugvorderen en veilig wissen
• Licenties en abonnementen opzeggen of hergebruiken
• Gedeelde wachtwoorden resetten en eigenaarschap van data overdragen

Waarom dit belangrijk is? Omdat nalatigheid hier direct kan leiden tot datalekken, reputatieschade en andere mogelijke problemen. Uit praktijkonderzoek blijkt dat ex‑medewerkers geregeld (onbedoeld) toegang houden tot systemen als offboarding niet strak is geregeld met alle risico’s van dien.

1. Direct toegang blokkeren
   Blokkeer het account, forceer afmelding van actieve sessies en wijzig het wachtwoord. Dit voorkomt ongewenste toegang. Denk hierbij ook aan hardware tokens of druppels voor het pand.
2. E‑mail en agenda netjes overdragen
   Zet de mailbox om naar een gedeeld postvak (indien nodig), regel forwarding, en annuleer toekomstige afspraken. Zo blijft communicatie doorlopen zonder data te verliezen.
3. Apparaten opschonen indien nodig
   Neem laptop/telefoon/tablet in en wipe of vernietig data op dragers volgens beleid.
4. Licenties opschonen
   Verwijder of hergebruik Microsoft 365‑licenties wanneer dit mogelijk is (mogelijk is er nog een contract actief).
5. Gedeelde wachtwoorden en externe tools
   Verander gedeelde wachtwoorden en trek toegang in bij externe platforms (CRM, projecttools, cloudopslag).

Bij Hermac zien we offboarding als onderdeel van goede informatiebeveiliging.
Wanneer iemand uitdienst treedt is het van belang dat Hermac hierbij betrokken wordt. In verband met de toegang tot het account maar ook de eventueel doorlopende kosten.

Wil je weten wat jij moet doen voor een goede offboarding? Neem gerust contact met ons. Neem contact op via info@hermac.nl of bel 033‑2771990.